polityka prywatności
Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 7 września 2026
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem Twoich danych osobowych jest KOD.AI sp. z o.o. z siedzibą pod adresem: ul. Frezerów 2, 20-209 Lublin, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001218254, NIP 9462762849, REGON 543763281.
We wszystkich sprawach dotyczących danych napisz na info@kodai.com.pl albo zadzwoń pod +48 506 600 598. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, więc korespondencję obsługujemy pod tym adresem bezpośrednio.
2. Skąd mamy Twoje dane
Twoje dane trafiają do nas jedną z pięciu dróg:
- Podajesz je nam: przez formularz kontaktowy albo pisząc do nas e-mailem.
- Prosisz o połączenie demonstracyjne: przez formularz na stronie Recepcjonistki AI, w którym zostawiasz numer telefonu.
- Dzwonisz na nasz numer demonstracyjny, a wtedy przetwarzamy to, co dzieje się w rozmowie.
- Zebraliśmy służbowe dane kontaktowe Twojej firmy ze źródła publicznie dostępnego: z jej strony internetowej, z wizytówki w katalogu branżowym albo z rejestru publicznego (KRS, CEIDG).
- Albo z katalogu członkowskiego organizacji, do której należymy. Ten katalog jest dostępny dla jej członków, nie publicznie.
- Znaleźliśmy Twój profil zawodowy na LinkedIn, w tym przez LinkedIn Sales Navigator.
3. Formularz kontaktowy
Formularz zbiera imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie nazwę firmy i stanowisko, treść wiadomości, wybrany język strony oraz informację o Twojej przeglądarce (user agent), zapisywaną razem ze zgłoszeniem.
Podanie imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz treści wiadomości jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na zgłoszenie. Nazwa firmy i stanowisko są w pełni dobrowolne.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze korespondencji. Jeżeli rozmowa zmierza do umowy, podstawą staje się art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
4. Prośba o połączenie demonstracyjne
Formularz na stronie Recepcjonistki AI zbiera imię, adres e-mail, opcjonalnie nazwę firmy oraz numer telefonu. Numer jest niezbędny: bez niego nie mamy dokąd oddzwonić. Zapisujemy przy tym wybrany język strony i informację o przeglądarce, tak samo jak przy formularzu kontaktowym.
Numer przetwarzamy na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej przez zaznaczenie pola przy formularzu. Osobne, w pełni opcjonalne pole to zgoda na kontakt marketingowy. Każdą z nich możesz wycofać w dowolnym momencie, pisząc na info@kodai.com.pl; wycofanie nie wpływa na to, co zrobiliśmy wcześniej.
Po zgłoszeniu oddzwaniamy i pokazujemy działanie asystenta. Rozmowa przebiega tak samo jak opisana niżej rozmowa pod numerem demonstracyjnym, łącznie z nagraniem.
5. Telefon demonstracyjny
Pod numerem +48 699 741 487 odbiera nasz asystent głosowy. Zapytany, potwierdza, że jest systemem AI.
Rozmowa jest nagrywana i transkrybowana. Nagranie i tekst rozmowy służą nam do prowadzenia sprawy, do poprawy jakości asystenta i do pokazywania, co system potrafi. Przetwarzamy numer, z którego dzwonisz, oraz przebieg rozmowy.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze kontaktu i rozwoju własnej usługi. Jeśli wolisz, żeby rozmowa nie była nagrywana, napisz do nas zamiast dzwonić: info@kodai.com.pl.
6. Kontakt handlowy z firmami
Kontaktujemy się z firmami, których publiczny opis działalności wskazuje, że nasza oferta może im się przydać. Przetwarzamy wtedy nazwę i adres firmy, służbowy adres e-mail i telefon, adres strony i opis działalności, a jeżeli adres zawiera imię i nazwisko, także imię, nazwisko i pełnioną funkcję. Jeżeli katalog albo LinkedIn publikuje zdjęcie profilowe i link do profilu, zapisujemy je razem z resztą wizytówki, wraz z danymi, które sam na tym profilu podałeś.
Do tego dochodzą dane, które wytwarzamy sami: zapisany tekst strony firmy, szacunek jej wielkości, ocena dopasowania oferty, przypuszczenie, który proces dałoby się usprawnić, i treść naszej korespondencji.
W pierwszej wiadomości podajemy rodzaj źródła, z którego pochodzi Twój adres; konkretne źródło wskażemy na Twoją prośbę.
Wiadomości wysyłane z naszego panelu nie zawierają pikseli śledzących ani przekierowań mierzących kliknięcia; w narzędziach zewnętrznych, przez które prowadzimy część kampanii, śledzenie mamy wyłączone.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w marketingu bezpośrednim własnych usług, na co wskazuje motyw 47 RODO. Sam kanał to odrębna sprawa: wysyłka informacji handlowej na adres e-mail wymaga uprzedniej zgody odbiorcy (art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej). Jeżeli uważasz, że w Twoim przypadku takiej zgody nie było, odpisz „nie”. Zatrzymamy kontakt.
Część kampanii prowadzimy też na LinkedIn: zaproszenie do kontaktu i wiadomości na tym portalu. Wiadomość „nie” na LinkedIn odczytujemy ręcznie, bo nasz automatyczny rejestr sprzeciwów czyta wyłącznie pocztę. Żeby mieć pewność, że kontakt ustanie we wszystkich kanałach naraz, napisz na info@kodai.com.pl.
7. Automatyczny dobór odbiorców
Dobór firm, do których się odzywamy, jest częściowo zautomatyzowany. Model językowy czyta publiczny opis działalności, wystawia ocenę dopasowania do oferty i redaguje na tej podstawie szkic pierwszej wiadomości. To profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na przetwarzaniu automatycznym, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Ocena decyduje tylko o tym, czy napiszemy, a każdą wiadomość zatwierdza przed wysłaniem człowiek.
Treść odpowiedzi, które do nas przychodzą, przekazujemy modelowi językowemu, żeby wstępnie je sklasyfikować (na przykład rozpoznać sprzeciw wobec dalszego kontaktu) i żeby przygotować projekt odpowiedzi. Decyzję podejmuje człowiek.
8. Odbiorcy danych
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich innym firmom do ich własnych celów marketingowych. Historię kontaktu prowadzimy we własnym systemie CRM, na naszej infrastrukturze. Poza tym korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu:
- Vercel: hosting tej strony; obsługuje połączenia z serwerem, w tym adresy IP odwiedzających.
- Supabase: baza, do której formularze wysyłają zgłoszenia bezpośrednio z Twojej przeglądarki; widzi przy tym adres IP połączenia.
- Infobip: telefonia dla numeru demonstracyjnego.
- Deepgram i ElevenLabs: rozpoznawanie i synteza mowy w rozmowie z asystentem głosowym.
- Amazon Web Services: przechowywanie nagrań rozmów, serwer panelu kampanii i jego rejestry, w tym rejestr sprzeciwów.
- Microsoft Azure: nagrania rozmów z wcześniejszego okresu, które nadal tam przechowujemy.
- lh.pl: poczta elektroniczna, z której prowadzimy korespondencję.
- Instantly i Gojiberry: narzędzia, przez które prowadzimy część kampanii; trafiają tam dane kontaktowe odbiorców i treść wiadomości, a także adresy objęte sprzeciwem, żeby i tam kontakt ustał.
- OpenAI: model językowy prowadzący rozmowę asystenta głosowego, a także używany przy przygotowaniu wiadomości. Przebieg rozmowy z asystentem trafia wyłącznie tutaj.
- Google i Anthropic: modele językowe, którym przekazujemy publiczny opis działalności firmy przy ocenie dopasowania i przy redagowaniu szkicu wiadomości oraz treść przychodzących odpowiedzi przy ich klasyfikacji.
9. Przekazywanie danych poza EOG
Część wymienionych dostawców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych; dotyczy to również serwera, na którym stoi nasz panel kampanii. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Kopię zabezpieczeń udostępniamy na żądanie: napisz na info@kodai.com.pl.
10. Jak długo przechowujemy dane
Przyjmujemy następujące terminy:
- Zgłoszenia z formularzy i korespondencja e-mail: przez czas potrzebny do obsługi sprawy, nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu.
- Nagrania i transkrypcje rozmów z asystentem głosowym: do 12 miesięcy od rozmowy.
- Służbowe dane kontaktowe zebrane ze źródeł opisanych w punkcie 2: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu.
- Zapis sprzeciwu: bezterminowo, w minimalnej formie: zaszyfrowanego adresu w rejestrze sprzeciwów oraz adresu na wewnętrznej liście wykluczeń, bez treści korespondencji. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 21 ust. 3 RODO, a art. 17 ust. 3 lit. b RODO wyłącza tu prawo do usunięcia: bez tego zapisu sprzeciw przestałby działać.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody: do momentu jej wycofania.
11. Jak usuwamy dane
Nie mamy zadania, które kasowałoby dane automatycznie po upływie terminu. Zbiory przeglądamy i czyścimy ręcznie, a na Twoje żądanie usuwamy dane niezwłocznie: i to jest najszybsza droga.
Po wniesieniu sprzeciwu wysyłka z naszego panelu jest blokowana natychmiast, a do narzędzi zewnętrznych, przez które prowadzimy część kampanii, przekazujemy wykluczenie niezwłocznie po tym. Sam profil kontaktowy usuwamy na Twoje żądanie albo przy najbliższym przeglądzie zbioru; zostaje wtedy wyłącznie zapis sprzeciwu opisany wyżej.
12. Twoje prawa
Masz prawo do:
- sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym wobec profilowania w zakresie, w jakim wiąże się z takim marketingiem: sprzeciw jest bezwarunkowy, nie wymaga uzasadnienia i po jego wniesieniu musimy zaprzestać takiego przetwarzania (art. 21 ust. 2 i 3 RODO),
- sprzeciwu wobec pozostałego przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 ust. 1 RODO),
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych,
- usunięcia danych oraz ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych przekazanych nam przez Ciebie, jeżeli przetwarzamy je na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO); prawo to nie obejmuje danych przetwarzanych na podstawie uzasadnionego interesu ani danych, które wytworzyliśmy sami,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).
13. Jak zatrzymać kontakt od nas
Najprościej: odpisz „nie” na dowolną naszą wiadomość. Wystarczy to słowo, nie musisz niczego uzasadniać.
W stopce wiadomości wysyłanych z naszego panelu jest też link rezygnacji: jedno kliknięcie i gotowe. Jedno i drugie trafia do wspólnego rejestru sprzeciwów, który obejmuje wszystkie nasze kampanie i wszystkie znane nam powiązane adresy, a nie tylko ten jeden kanał kontaktu.
Sprzeciw możesz też wnieść e-mailem na info@kodai.com.pl. Nie prosimy o uzasadnienie i nie proponujemy w zamian innego kanału.
15. Zmiany tej polityki
Jeżeli zmieni się zakres albo sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy ten dokument i datę u góry strony. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.